Spring til indhold

Frivillig-, bemandings- og driftsplatform til events

Fra første frivillig til sidste driftsopgave

Volunio samler frivillige, vagtplaner, eventplanlægning og operationel drift i én platform – før, under og efter eventet.

Se hvordan Volunio virkerTal med os

Bruges i drift på TimeWinder-festivalen·Pilotorganisationer er velkomne

Problemet

Eventet skal ikke drives fra regneark, mailtråde og forskellige apps

Når frivillige, vagter, plan og drift lever hver for sig, bruger koordinatorer tiden på at samle stumper – i stedet for at lede eventet.

  • Frivilligdata ligger flere steder
  • Vagtplaner bygges manuelt i regneark
  • Beskeder spredes over mange kanaler
  • Planen og driften hænger ikke sammen
  • Begrænset overblik under afviklingen
  • Erfaringer går tabt, når eventet er slut

Sammenhængen

Fire trin, der hænger sammen

Volunio følger eventets naturlige forløb – og data flyder med fra ét trin til det næste.

TRIN 1

Organisér

Saml frivillige, teams, roller, kompetencer og events ét sted.

Læs mere TRIN 2

Bemand

Planlæg vagter, håndtér tilmeldinger og skab overblik over kapaciteten.

Læs mere TRIN 3

Planlæg

Arbejd med årshjul, opgaver, afhængigheder, dokumenter og ansvar.

Læs mere TRIN 4

Afvikl

Modtag indmeldinger, fordel opgaver, håndtér bestillinger og følg driften.

Læs mere

Det gennemgående flow — fra frivillig til live drift og tilbage til læring:

  1. 1Organisér
  2. 2Bemand
  3. 3Planlæg
  4. 4Afvikl
  5. 5Lær & genbrug

Volunio · Frivillige

Hele frivilligrejsen – uden løse ender

Fra den frivillige melder sig, til vagten er taget og timerne er registreret. Alt sammen mobilvenligt.

  • Selvbetjent registrering og profil
  • Teams, roller og kvalifikationer
  • Find og tag ledige vagter — eller søg og kom på venteliste
  • Beskeder, opslag og påmindelser
  • Fremmøde og timer
Udforsk frivilligmodulet
Vagtplan · lørdag3 ledige pladser
Indgang Nord
4/4
Bar · Scene C
3/6
Info & guides
5/5
Renhold
2/8

Vagtplaner og bemanding

Se kapaciteten – og hullerne – med det samme

Byg vagtplaner pr. hold, og lad frivillige melde sig selv. Volunio viser, hvor der mangler hænder.

  • Vagtplaner pr. team og event
  • Vagttyper og konkrete vagter med minimum og ønsket kapacitet
  • Selvtilmelding, ansøgning og venteliste med automatisk oprykning
  • Planlæggerstyret tildeling og teamlederens arbejdsflade

Add-on · Operations Hub

Bevar overblikket, når eventet går live

Modtag indmeldinger, fordel driftsopgaver, håndtér bestillinger og følg afviklingen fra mobil eller computer.

  • QR uden gæstelogin
  • Virker offline
  • SMS + push
Se Operations Hub
Kommandocentral Løbende driftsstatus
Åbne

14

Ikke-tildelte

3

Kritiske

2

Løst i dag

86

Arbejdsbyrde pr. holdSvartid 24t · 6 min.
Renhold
78%
Bar & varer
54%
Info & guides
32%
Teknik
20%

Planlægning før eventet

Planlæg én gang – og genbrug det næste år

Board, labels, checklister, dokumenter, teamanmodninger og eksport/arkivering samlet, så planen bliver et aktiv, ikke et engangsdokument.

Genbrugelige eventskabeloner

Byg eventet fra en skabelon i stedet for at starte forfra hvert år.

Opgaver, delopgaver og afhængigheder

Hold styr på hvad der skal ske hvornår – og hvad der afhænger af hvad.

Årshjul og belastning

Se årets forløb og hvor arbejdet hober sig op, før det bliver et problem.

Én platform, mange roller

Alle ser præcis det, de har brug for

Volunio tilpasser sig rollen – fra den frivillige på mobilen til driftslederen i kommandocentralen.

Rolle

Frivillig

De vigtigste handlinger for frivilligen:

  • Se egne vagter og næste vagt
  • Find og tag ledige vagter
  • Modtag beskeder og påmindelser
  • Registrér fremmøde fra mobilen

Modulær produktmodel

Start med frivillige – tilføj drift, når I er klar

Volunio Volunteer Management fungerer selvstændigt. Operations Hub er et valgfrit add-on, og modulerne deler data, når de forbindes.

1

Volunteer Management

Fungerer selvstændigt

Frivillige, teams, vagtplaner, kommunikation og rapportering.

2

Planlægning

Tilgængelig

Årshjul, opgaver, afhængigheder og skabeloner før eventet.

3

Operations Hub

Add-on

Aktiv drift: indmeldinger, opgaver, bestillinger og overblik.

Organisationens eget brand kan sættes på via logo, farver og skrifttype. Fuld multi-tenant white-label er på vej.

Data følger med gennem kæden

Frivilligprofil
Vagt
Planlægningsopgave
Driftsopgave

Case · TimeWinder

Bygget til rigtig drift – ikke til en demo

Volunio og Operations Hub er vokset ud af behovet for at drive TimeWinder-festivalens daglige drift. Operations Hub afløste en intern PowerApp og bruges til den faktiske afvikling – fra en gæst, der melder et fyldt toilet, til lageret, der pakker varer til baren.

Casen viser samtidig, hvordan et organisationsskin (her TimeWinders farver) kan ændre udtrykket uden at ændre produktets funktion. Vintage-udtrykket tilhører TimeWinder – ikke alle Volunio-kunder.

Læs om Volunios oprindelse
Kommandocentral Løbende driftsstatus
Åbne

14

Ikke-tildelte

3

Kritiske

2

Løst i dag

86

Arbejdsbyrde pr. holdSvartid 24t · 6 min.
Renhold
78%
Bar & varer
54%
Info & guides
32%
Teknik
20%

Kommandocentral med TimeWinder-skin (illustration med opdigtede data)

Sikkerhed

Adgang, der passer til ansvaret

Frivillige og drift er adskilte adgangsdomæner, og autorisation afgøres på serveren.

  • Adgang efter rolle og team – håndhævet server-side, ikke kun skjult i brugerfladen
  • Passwordløst login for frivillige (e-mail + engangskode) og Microsoft-login, hvor det er sat op
  • Audit og kontrolleret administratoradgang
  • Hostet i Microsoft Azure, West Europe (EU)
Se hvordan vi passer på data

Skal jeres event hænge bedre sammen?

Se hvordan Volunio kan samle frivillige, bemanding, planlægning og drift i én løsning.

Tal med osSe Operations Hub